Fără nicio emoție, timpi morți și cheltuieli inutile, poți avea documente cu valoare juridică, generate virtual, fără printare și semnare, ci doar utilizând aplicația WingSign, care face ca renunțarea la hârtie să fie un proces simplu, pentru orice tip sau dimensiune de organizație, după cum a explicat, pentru MarketingManager.roCristian Gîlmeanu, Managing Director, Wing Leading Edge.

Potrivit acestuia, WingSign este o platformă care digitalizează complet procesul de generare, colaborare și semnare documente, atât în interiorul organizației (cu angajații), cât și cu terții (clienți, furnizori, parteneri).

Nicio incertitudine, pe traseul semnării

”Indiferent de dimensiunea și complexitatea organizației în care activăm, nu cred să fie cineva care să nu fi trăit «emoția» semnării unor documente importante. Emoție care, de multe ori, se traduce în timp cheltuit pentru a verifica dacă «sigur e ultima versiune de document»«dacă s-au mai schimbat clauze de la ultima discuție». Apoi, atât generarea unui document final, cât și semnarea acestuia pe hârtie de mai mulți actori, sunt, de asemenea, procese secvențiale, cu foarte mulți timpi morți și multă incertitudine (de exemplu: «a ajuns la mine ultima versiune, modificată de superiorul meu?»)”, a arătat Cristian Gîlmeanu.

Costuri eliminate din start: fără printare, hârtie, toner

Potrivit reprezentantului Wing Leading Edge, organizațiile sunt preocupate de reducerea costului de printare, al hârtiei și toner-ului, care reprezintă costul evident, ignorând ceea ce Gartner spune de mai bine de un deceniu, cum că acest cost reprezintă doar a zecea parte din ciclul de viață al unui document, restul fiind dat de arhivare, regăsire și distrugere.

În opinia lui Gîlmeanu, conceptul de “mapă de semnat” sau stivă de coli tipărite, ce așteaptă să fie verificate și semnate, ar trebui să apună. Asta pentru că există opțiuni mult mai eficiente, care pot transforma emoțiile implicate în acest proces în “timp liber”.

Cum funcționează aplicația WingSign

Documentele pot fi generate, după cum a explicat Gîlmeanu, rapid și electronic, pornind de la șabloane dinamice (ex: diverși termeni și condiții contractuale) și date structurate (ex : date clienți), aflate în sisteme de tip ERP sau CRM (sau doar tabele Excel). Draftul astfel generat este arondat mai multor actori, care pot edita și comenta, pe marginea conținutului, în mod colaborativ, în timp real sau secvențial, cu controlul versiunilor documentului, pentru a se ajunge, eficient, la forma finală. Odată agreat în sistem, documentul poate fi semnat electronic, de fiecare actor în proces, din organizație și din afara ei.

“În acest fel, emoțiile și timpii morți dispar, tot procesul de creare și semnare document este jurnalizat si auditabil, iar rezultatul final este arhivabil electronic și la fel de relevant, din punct de vedere juridic, precum un document semnat la notar”, a mai spuns Cristian Gîlmeanu.

Nou și util la WingSign

”Cum creez acest mediu colaborativ digital intern, căci pe e-mail nu prea funcționează?”, ”Cum fac cu cei care nu au semnătură electronică, de exemplu, clienți/furnizori?”, ”Ce tip de semnătură să folosesc?”, sunt doar câteva dintre posibilele întrebări ale publicului, la care autorii aplicației au încercat să răspundă, prin funcții concrete și intuitive.

WingSign aduce în organizație funcționalități de top, de management de documente și procese (DMS/BPM), iar pentru partenerii externi, un portal integrat de revizuire și semnare documente electronice. Platforma este integrată cu providerii de servicii de încredere și semnătură electronică, în așa fel încât semnătura electronică se poate aplica de pe orice tip de dispozitiv (PC, tabletă, telefon), fără a mai fi nevoie de acel dongle/token hardware pentru semnare.

Documente accesibile într-o singură interfață

Componenta de digitalizare internă (DMS/BPM) este integrabilă cu clientul de email, cu resurse de tip OneDrive sau GoogleDrive, cu sistemele existente de tip ERP/CRM, în așa fel încât toate datele și documentele să fie accesibile într-o singură interfață, pentru o adopție rapidă, la nivelul utilizatorului final.

WingSign este disponibilă ca implementare OnPremise, în Cloud sau ca Software a Service, și accesibilă de pe orice echipament (PC, tabletă sau telefon mobil).

Relația cu partenerii care nu au semnătură electronică

Provocarea principală în design-ul soluției WingSign a fost, potrivit autorilor, cum poți cere unui terț, de multe ori necunoscut, să semneze documente cu valoare juridică (de exemplu, un contract), fără ca acesta să aibă vreun certificat electronic. Poate fi un inhibitor de business sau un catalizator? De aici și inovația: platforma Wingsign permite unei companii să își înroleze terții (clienți/furnizori), în vederea creării unei identități digitale pentru aceștia, garantate de un Trust Service Provider, sub forma unui certificat digital temporar, care permite terțului să semneze electronic simplu, avansat sau calificat, un document sau o mapă de documente, cu același nivel de autenticitate ca în cazul documentului tipărit și semnat olograf (QES).

Datele colectate în procesul de creare identitate digitală sunt arhivate de platforma WingSign, alături de documentele semnate, într-un dosar electronic pentru fiecare client, WingSign putând servi astfel și rolul unui CRM (Customer Relationship Management), pentru organizațiile care nu au o soluție dedicată.

 

Pentru mai multe detalii sau demo – accesați wingsign.wle.ro